Dall’apertura del primo punto vendita a Monaco nel 2000, Graff Diamonds ha continuato a espandere la sua rete di negozi all’estero. Oggi vanta 45 negozi tra Europa, Asia, Stati Uniti e Sudafrica con 6 team finanziari locali, la cui principale responsabilità era inizialmente la convalida dello svincolo dei fondi per le vendite. La contabilità mensile veniva sempre eseguita sulla base del principio di cassa anziché sul principio di competenza, con troppe banche e molti conti in valuta per ogni entità in 15 diversi paesi. Con la costituzione di un nuovo team finanziario senior nel 2013, Graff mirava a passare a una solida contabilità mensile per competenza, a una migliore gestione della liquidità e a un maggior controllo con un uso ridotto dei fogli di calcolo.
Una delle prime decisioni prese dal Direttore finanziario Andrew Nicholson, alla sua assunzione nel 2013, fu quella di implementare la soluzione Kyriba. Ne seguì un sensibile miglioramento della visibilità e del controllo. Qui ci parla dei vantaggi di un TMS dalla prospettiva del livello C.
“Da un’unica piattaforma intuitiva con esigenze di manutenzione minime, abbiamo ottenuto una maggiore visibilità sulle posizioni di cassa correnti e future, controlli più affidabili e un uso ridotto dei fogli di calcolo più soggetti a errori”.
Andrew Nicholson, Direttore finanziario di Graff,
Graff Diamonds
Perché e come ha scelto Kyriba e non altri provider?
Quando fui assunto in Graff presi quasi immediatamente la decisione di distribuire un TMS. Attuammo un rigoroso processo di selezione e Kyriba risultò essere il provider in grado di soddisfare al meglio le nostre esigenze attuali e future senza inutili funzionalità extra. Naturalmente, l’integrazione con il nostro sistema ERP era fondamentale, così come la centralizzazione e la standardizzazione della liquidità e dei pagamenti e la capacità di prelevare e tenere traccia delle linee di credito. Alla fine, il fatto di essere una piattaforma. Web ospitata e in grado di fornire accesso in tempo reale a resoconti bancari consolidati è stato il fattore determinante della mia scelta.
I pagamenti e la connettività di Kyriba sono particolarmente importanti. Può spiegarci perché?
Non era più sostenibile una situazione in cui era necessario accedere separatamente a ciascuna piattaforma di e-banking diversa per approvare i pagamenti. Dopo aver razionalizzato le relazioni bancarie e selezionato un’importante banca commerciale locale in ciascun paese, il fatto che Kyriba potesse offrirci un punto di accesso unico e consolidato a tutti i nostri conti bancari si è rivelato fondamentale. Avevamo inoltre l’esigenza di disporre i pagamenti, definire tipi di pagamenti diversi, ricevere le notifiche delle approvazioni in sospeso e, soprattutto, di un quadro di sicurezza affidabile con autenticazione a due fattori e doppia autorizzazione.
Come misurate il successo delle operazioni di tesoreria?
Non misuriamo formalmente il successo delle nostre operazioni di tesoreria e finanza in termini di KPI. I titolari riconoscono che con Kyriba abbiamo ottenuto una visibilità condivisa su dati accurati provenienti da origini diverse in un unico formato. Da un’unica piattaforma intuitiva con esigenze di manutenzione minime abbiamo ottenuto una maggiore visibilità sulle posizioni di cassa correnti e future, controlli più affidabili e un uso ridotto dei fogli di calcolo più soggetti a errori. In questo modo, siamo riusciti a migliorare l’efficienza operativa e la capacità di prendere decisioni strategiche e più informate, riducendo i costi e contribuendo alla produttività e alla crescita complessive della società.
Come direttore finanziario, cosa ottiene da un sistema di gestione delle operazioni finanziarie?
Il vantaggio principale che ho ottenuto da Kyriba è stata la mitigazione dei rischi attraverso una maggiore fiducia nella mia tesoreria. Ricevo molti dati significativi da analizzare, inclusi report standardizzati automatici e previsioni di cassa accurate. Posso anche autorizzare le transazioni da remoto. Possiamo accedere in tempo reale a estratti conto centralizzati di prima mattina. Infine, possiamo ricavare e analizzare dati cronologici per richieste bancarie e contare su un controllo dei pagamenti centralizzato e protetto.
Quali sviluppi futuri attendono Graff Diamonds e Kyriba?
Abbiamo acquistato alcune funzionalità aggiuntive che non abbiamo ancora iniziato a usare per la riconciliazione di contabilità generale e la gestione dell’esposizione al rischio di cambio. Il piano per il 2018 si incentra sulla distribuzione di queste funzionalità, oltre all’eventuale adozione del nuovo modulo Payments Fraud Detection di Kyriba, che attualmente sembra essere fondamentale soprattutto per un settore di lusso come il nostro.
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