ASAP Auchan: Feedback su un progetto internazionale di Reverse Factoring di successo

Gruppo familiare e mondiale, impresa umana e vincente, distributore storico e commerciante di nuova generazione: il gruppo francese Auchan porta avanti il suo sviluppo internazionale con il supporto di un solido ecosistema di fornitori.

Incontro con François VERRODDE, direttore generale della società ASAP, controllata del gruppo Auchan, e responsabile dei programmi di Reverse Factoring del gruppo.

“Le reazioni dei fornitori che hanno preso parte al progetto sono state unanimemente positive. Abbiamo risposto alle loro aspettative in termini di visibilità, semplicità, trasparenza, indipendenza e attrattiva.”

François Verrodde, CEO di ASAP,
Auchan Group

Può presentarci la società ASAP e descriverne la missione principale?

La società ASAP (Auchan Supplier Advanced Platform) è una succursale controllata al 100% da Auchan. Abbiamo voluto creare questa entità con un obiettivo ben preciso: proporre all’insieme delle entità del gruppo Auchan dei programmi di Reverse Factoring a favore dei propri fornitori. La nostra politica di sviluppo fa leva su una rete molto densa di fornitori locali, e noi volevamo unire i nostri mezzi e le nostre forze per offrire a questi fornitori dei programmi adattati alle loro necessità. La nostra missione principale quindi è quella di supportare la crescita del gruppo Auchan e le entità operative riguardo a questi aspetti.

Oggi ASAP segue programmi di Reverse Factoring per conto di 5 entità del gruppo (Hypermarchés France, Supermarchés France, Auchan Pologne, Auchan Roumanie, Auchan Portugal) e ora, visto il successo della nostra iniziativa, abbiamo l’ambizione di riuscire a servire entro breve tempo le altre entità presenti nei 14 paesi in cui Auchan ha deciso di investire.

 

Quali sono state le ragioni e le sfide che vi hanno condotto a mettere in atto un progetto di Reverse Factoring all’interno del gruppo Auchan?

Originariamente il progetto di Reverse Factoring all’interno del gruppo Auchan è stato concepito in risposta a una domanda ricorrente da parte dei nostri fornitori: è possibile abbreviare i vostri termini di pagamento? Evidentemente la crisi dei mutui subprime del 2007 aveva indebolito finanziariamente un certo numero di nostri fornitori, che cercavano pertanto di farsi pagare più velocemente e che avevano difficoltà a reperire finanziamenti bancari a condizioni accettabili. Via via che alcuni fornitori si sono trovati in difficoltà a soddisfare gli ordini di Auchan, è apparso evidente che dovevamo mettere rapidamente a punto un programma di sostegno a favore dei nostri fornitori.

A quel punto, i nostri team si sono interessati ai programmi di Reverse Factoring, che offrivano tutti i benefici che auspicavamo: consentire ai fornitori di essere pagati più rapidamente, a condizioni molto vantaggiose e senza degradare il capitale circolante del gruppo Auchan. Questi programmi ci fornivano anche l’occasione per modernizzare i nostri mezzi di pagamento, e, in certi paesi e per determinate entità, di passare dai pagamenti tradizionali ai pagamenti tramite bonifico elettronico. Questa evoluzione delle modalità di pagamento ci dava anche l’opportunità di rafforzare la sicurezza e ridurre i costi. Un ultimo elemento positivo risiedeva infine nell’occasione che il progetto ci dava di mettere a disposizione delle nostre entità un portale fornitori, in pratica una extranet, per la comunicazione delle informazioni di loro interesse, in particolare sullo stato delle rispettive fatture.

Insomma, il progetto era pronto per essere lanciato internamente, e considerato il contesto e le poste in gioco, la direzione ha rapidamente convalidato la sua fattibilità.

 

E come vi siete mossi, quindi? Come si è svolto il progetto?

In breve tempo abbiamo coinvolto tutti i team interessati dal progetto: acquisti, direzione informatica, legale e, naturalmente, direzione finanziaria. Si tratta di un vero progetto d’impresa in risposta a questioni altamente strategiche per cui era importante assicurarsi il supporto di sponsor interni forti e il coinvolgimento di tutti. Il progetto ha integrato sin dall’inizio la dimensione internazionale auspicata. Questo approccio ha strutturato e ha definito una serie di prerequisiti importanti per il progetto, che doveva essere multi-legislazione, multilingua, multibanca, multi-sistema IT, multistandard e multivaluta. Solo una soluzione indipendente dalle banche come quella proposta da Kyriba era allora in grado di integrare tutti questi vincoli fin dal principio. La scelta della soluzione, pertanto, è stata guidata da queste esigenze, ma anche dalla nostra volontà di proporre una soluzione moderna, flessibile, personalizzabile e facile da distribuire su un perimetro geografico esteso.

In seguito, abbiamo dato il via all’implementazione del progetto con una fase pilota a cui hanno partecipato 4 entità del gruppo e 3 partner bancari. In questa occasione abbiamo convalidato alcune delle opzioni adottate, come ad esempio le modalità di finanziamento proposte ai nostri fornitori (Push: tutte le fatture del fornitore convalidate e conformi a determinati criteri definiti dal fornitore stesso vengono finanziate in automatico; Pool: il fornitore sceglie singolarmente le fatture che vuole finanziare). In questa fase abbiamo anche potuto testare e convalidare i pacchetti che avevamo elaborato (pacchetto “basic”, che dà accesso alle informazioni sulle fatture e al relativo pagamento / pacchetto “sérénité”, che in più autorizza la richiesta di finanziamento) e anche i livelli di prezzo proposti.

Per reclutare più fornitori possibile sulla piattaforma e crescere abbiamo attivato i mezzi di comunicazione necessari (sito web, campagna e-mail, presenza ad esposizioni, ecc.).

Oggi siamo in produzione da 3 anni e i nostri obiettivi sono stati raggiunti e addirittura superati! Sulla piattaforma abbiamo più di 15.500 fornitori e le richieste di finanziamento sono aumentate di oltre il 47% nel periodo dicembre 2016 / dicembre 2017.

 

Come si svolge una giornata tipo in ASAP?

L’attività quotidiana del team ASAP consiste nel fornire supporto alle entità operative. Pertanto seguiamo l’attività sulla piattaforma e comunichiamo con le varie controparti per rispondere alle loro domande (entità Auchan, finanziarie e bancarie, fornitori). Ci assicuriamo che i processi e gli automatismi funzionino correttamente sulla piattaforma e, quando è necessario, fungiamo anche da interfaccia con i team di Kyriba.

 

Che feedback avete dai vostri fornitori? Quali sono le motivazioni principali per cui aderiscono al programma?

I feedback da parte dei fornitori che aderiscono al programma sono unanimemente positivi. Accedendo al portale trovano tutte le informazioni importanti (in particolare lo stato delle proprie fatture) e, soprattutto, possono finanziare in pochi clic le fatture convalidate a condizioni molto interessanti.

Agendo in un solo luogo possono quindi ottenere rapidamente il pagamento delle fatture convalidate dalla diverse entità del gruppo Auchan con cui lavorano. Le loro aspettative in termini di visibilità, semplicità, trasparenza, autonomia e attrattiva sono oramai soddisfatte. In effetti vediamo che i fornitori che hanno aderito al programma non lo abbandonano e continuano a usare attivamente i servizi messi a loro disposizione.

 

Quali sono secondo lei i punti a cui bisogna fare particolare attenzione in questo tipo di progetto?

Uno dei prerequisiti per un progetto di portata internazionale come questo, secondo me, è quello di operare con più banche. È stato un elemento indispensabile per la riuscita del nostro progetto. La vicinanza ai fornitori, il livello di servizio necessario, la reattività attesa – e per Auchan anche il controllo del rischio di controparte – sono tutti elementi che depongono a favore di un approccio multibanca. E anche se in questo modo l’implementazione può risultare più lunga, poiché chiaramente bisogna connettere alla piattaforma Kyriba tutto l’insieme delle banche selezionate, è comunque la scelta più adeguata.

L’altro punto importante che non bisogna assolutamente trascurare è legato agli aspetti giuridici. Nel nostro contesto multinazionale, e quindi multi-legislazione, i nostri team interni hanno dovuto convalidare l’insieme degli impatti giuridici, con l’aiuto di una società esterna specializzata in finanziamenti internazionali.

 

Immagino che vi siate anche preparati per il futuro. Quali saranno le prossime tappe legate al vostro progetto di Reverse Factoring?

Naturalmente uno dei nostri obiettivi principali è continuare a sviluppare i programmi di Reverse Factoring e assistere altre entità del gruppo, proporre i nostri servizi ad altri paesi. La nostra missione primaria è supportare la crescita del gruppo Auchan, per cui provvederemo a rispondere alle richieste dei diversi paesi che hanno interessi importanti in merito.

Abbiamo anche l’ambizione di far evolvere gli strumenti implementati, per offrire agli utenti una versatilità e flessibilità ancora maggiori, ma anche per facilitare la convergenza di tutte le nostre modalità operative e regole interne. Per team ridotti come quello di ASAP la produttività è fondamentale e quindi lavoriamo su tutte le leve che ci permettono di migliorarla.

Per concludere con un ultimo spunto di riflessione, cerchiamo sempre nuovi modi per accelerare l’implementazione dei finanziamenti per i nostri fornitori. Per fare questo è necessario lavorare a monte sul processo di convalida delle fatture, ma anche su altri aspetti che possono consistere, ad esempio, nel finanziare non più a partire dalla fattura ma dall’ordine di acquisto, o anche nel non fare più ricorso ai finanziamenti esterni, ma utilizzare le proprie liquidità (Dynamic Discounting). Ovviamente sono aspetti sui quali stiamo lavorando affiancati dal nostro partner Kyriba, che sin dall’inizio di questo progetto ha saputo assisterci efficacemente proponendo soluzioni sempre pertinenti.

 

 

 

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